STATUT POLSKO – LUKSEMBURSKIEJ
IZBY GOSPODARCZEJ
TEKST JEDNOLITY Z DNIA 10.05.2024 r.
I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
§ 1.
La Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg, ci-après dénommée la « Chambre », est une organisation bilatérale d’autogestion économique représentant les intérêts économiques de ses Membres dans le cadre de leurs activités économiques, notamment auprès des autorités publiques.
La Chambre exerce ses activités conformément à la loi du 30 mai 1989 relative aux chambres de commerce ainsi qu’aux présents statuts de la Chambre, ci-après dénommés les « Statuts ».
§ 2.
Le siège de la Chambre est établi à Swarzędz.
La Chambre exerce ses activités sur le territoire de la République de Pologne ainsi qu’à l’étranger. Dans le cadre de ses activités, la Chambre peut créer des représentations et des succursales.
§ 3.
La Chambre est dotée de la personnalité juridique.
§ 4.
La dénomination de la Chambre est la suivante :
a. en polonais : « POLSKO-LUKSEMBURSKA IZBA GOSPODARCZA » ;
b. en français : « CHAMBRE DE COMMERCE POLONO-LUXEMBOURGEOISE » ;
c. en anglais : « POLAND-LUXEMBOURG CHAMBER OF COMMERCE » ;
d. en allemand : « POLNISCH-LUXEMBURGISCHE WIRTSCHAFTSKAMMER ».
La Chambre utilise un sceau portant sa dénomination en langue polonaise et peut utiliser des sceaux en langues luxembourgeoise, allemande, française et anglaise.
Les langues officielles de la Chambre sont le polonais, l’allemand et l’anglais.
II. MISSIONS DE LA CHAMBRE ET MODALITÉS DE LEUR MISE EN ŒUVRE
§ 5.
La Chambre a pour objet de soutenir le développement des relations économiques et commerciales entre la République de Pologne et le Grand-Duché de Luxembourg, de protéger et de promouvoir les intérêts économiques polonais au Luxembourg et les intérêts économiques luxembourgeois en Pologne, de soutenir le développement de l’entrepreneuriat ainsi que de préserver et de promouvoir les traditions nationales et économiques de la Pologne et du Luxembourg.
Afin d’atteindre ses objectifs, la Chambre peut soutenir les activités d’autres personnes morales et personnes physiques, d’entités organisationnelles dépourvues de personnalité juridique ainsi que d’organisations bilatérales et internationales, et bénéficier de leur soutien.
§ 6.
La Chambre réalise ses missions statutaires notamment par :
a. la protection et la représentation des intérêts économiques de ses Membres auprès des autorités publiques, des organes de l’administration de l’État et des collectivités territoriales ainsi que des organisations nationales, étrangères et internationales ;
b. le soutien au développement de l’entrepreneuriat par l’initiation, l’intermédiation, le maintien et le développement de la coopération économique entre les entrepreneurs de Pologne et du Luxembourg, ainsi que par la promotion de l’emploi et de l’insertion professionnelle en Pologne et au Luxembourg ;
c. la collecte et la diffusion d’informations soutenant les activités des Membres de la Chambre et concernant la situation économique en Pologne et au Luxembourg, notamment d’informations relatives aux marchés, aux finances et à l’économie, destinées à promouvoir les échanges économiques polono-luxembourgeois ;
d. la promotion et la diffusion des réalisations scientifiques, organisationnelles et techniques de la Pologne et du Luxembourg ainsi que la diffusion et la mise en œuvre de nouvelles solutions techniques dans la pratique économique ;
e. l’expression d’avis sur des projets de solutions, notamment juridiques, relatifs au fonctionnement de l’économie, ainsi que la participation, selon les modalités définies par des dispositions distinctes, à l’élaboration de projets d’actes juridiques dans ce domaine ;
f. l’évaluation de la mise en œuvre et du fonctionnement des dispositions juridiques relatives à l’exercice d’une activité économique ;
g. les activités visant à promouvoir et à diffuser les traditions nationales, la culture et l’art, ainsi qu’à protéger les biens culturels et le patrimoine national de la Pologne et du Luxembourg ;
h. l’organisation de conférences, de séminaires d’information, de symposiums, de débats, d’expositions, de foires, de missions commerciales et d’investissement et d’autres événements promotionnels ;
i. l’initiative visant à créer et à modifier les réglementations juridiques relatives au domaine économique ainsi que la représentation de la position des Membres de la Chambre à cet égard ;
j. la délivrance aux Membres, à leur demande, d’avis nécessaires à l’exercice et au développement de leur activité économique ;
k. l’exercice d’activités éditoriales et journalistiques ;
l. la création de commissions, de comités, de sections, de clubs de Membres et d’autres organes collégiaux ;
m. la médiation dans le règlement des différends entre les entités participant aux relations économiques bilatérales, notamment par la conduite de médiations et l’organisation de procédures d’arbitrage ;
n. l’exercice d’une activité économique selon les règles générales afin d’obtenir des fonds destinés aux activités statutaires ;
o. l’obtention de fonds destinés à la réalisation des objectifs statutaires de la Chambre, notamment par l’obtention de dons financiers et non financiers, y compris de dons assortis d’une charge au sens de l’article 893 du Code civil, destinés à la réalisation des objectifs de la Chambre.
Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs, la Chambre peut exercer des activités d’utilité publique dans les conditions définies par les dispositions de la loi du 24 avril 2003 relative aux activités d’utilité publique et au volontariat.
§ 7.
Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs, la Chambre peut exercer des activités d’utilité publique dans les conditions définies par les dispositions de la loi du 24 avril 2003 relative aux activités d’utilité publique et au volontariat.
III. LES MEMBRES, LEURS DROITS ET LEURS OBLIGATIONS
§ 8.
Peuvent être Membres de la Chambre :
a. les personnes physiques exerçant une activité économique sur le territoire de la République de Pologne ou du Grand-Duché de Luxembourg ou exerçant de manière indépendante une profession libérale ;
b. les personnes morales ainsi que les entités organisationnelles dépourvues de personnalité juridique, constituées conformément à la législation de la République de Pologne ou du Grand-Duché de Luxembourg et exerçant une activité économique ;
c. les entités étrangères au sens des dispositions de la loi du 6 mars 2018 relative aux règles de participation des entrepreneurs étrangers et des autres personnes étrangères aux échanges économiques sur le territoire de la République de Pologne.
Les Membres de la Chambre visés au paragraphe 1, points b et c ci-dessus, sont représentés au sein de la Chambre par leurs représentants dûment habilités.
Par représentant dûment habilité d’un Membre visé au paragraphe 2 ci-dessus, on entend une personne autorisée à représenter le Membre conformément aux dispositions légales applicables et aux actes internes régissant le fonctionnement du Membre concerné, notamment une personne faisant partie d’un organe d’une personne morale ou un associé habilité à représenter une société de personnes, ainsi qu’une personne ayant reçu, conformément aux règles de représentation du Membre, une autorisation écrite pour représenter le Membre au sein de la Chambre.
Les Membres remettent les autorisations écrites de représentation au sein de la Chambre au Directeur du Bureau de la Chambre ou au Président du Conseil d’administration de la Chambre. Les Membres sont tenus d’informer sans délai la Chambre de toute modification concernant leurs représentants dûment habilités.
§ 9.
L’admission en qualité de Membre de la Chambre intervient sur la base d’une résolution du Conseil d’administration de la Chambre, ci-après dénommé le « Conseil d’administration », après le dépôt préalable par l’intéressé d’une déclaration écrite d’adhésion et d’un questionnaire dûment rempli, ainsi que le paiement du droit d’entrée et de la cotisation annuelle.
En cas de refus d’admission en qualité de Membre, l’intéressé peut former un recours auprès de l’Assemblée générale des Membres dans un délai de 30 jours à compter de la date de notification de la résolution du Conseil d’administration.
La résolution de l’Assemblée générale des Membres refusant l’admission est définitive. Le recours doit être examiné lors de la prochaine Assemblée générale des Membres. Si le recours est accueilli, la date d’admission en qualité de Membre de la Chambre est celle de la résolution de l’Assemblée générale des Membres.
§ 10.
Les Membres de la Chambre ont le droit :
a. d’élire les membres des organes de la Chambre et d’être élus à ces organes ;
b. de bénéficier, à des conditions préférentielles définies par les règlements adoptés par le Conseil d’administration, de toutes les formes d’activité de la Chambre ;
c. d’utiliser le signe distinctif de la Chambre selon les règles définies par le Conseil d’administration ;
d. de présenter des demandes et des propositions concernant l’ensemble des activités de la Chambre ;
e. de voter lors de l’Assemblée générale des Membres ;
f. de participer aux commissions, comités, clubs de Membres et autres organes collégiaux créés au sein de la Chambre.
Les Membres de la Chambre sont tenus :
a. de respecter, dans l’exercice de leur activité économique, les dispositions légales en vigueur, les principes éthiques et les normes de conduite loyale ;
b. de respecter les dispositions des Statuts, les règlements ainsi que les résolutions des organes de la Chambre ;
c. de participer à la réalisation des objectifs statutaires de la Chambre ;
d. de payer régulièrement les cotisations ;
e. de veiller à la bonne réputation de la Chambre.
§ 11.
L’Assemblée générale des Membres fixe le montant du droit d’entrée et de la cotisation annuelle.
Les cotisations sont versées une fois par an, dans leur intégralité, pour l’ensemble de l’année civile. Le paiement de la cotisation est effectué par versement sur le compte bancaire de la Chambre.
En cas d’insuffisance de ressources financières pour couvrir les frais de fonctionnement courant de la Chambre, l’Assemblée générale des Membres peut, au cours de l’année, à la majorité des deux tiers des voix des participants au vote, adopter une résolution augmentant le montant de la cotisation.
Les Membres sont tenus de verser la différence entre l’ancienne cotisation et la cotisation augmentée dans un délai d’un mois à compter de la résolution de l’Assemblée générale des Membres.
§ 12.
La qualité de Membre de la Chambre prend fin :
a. par retrait de la Chambre – à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de réception, à l’adresse de la Chambre, d’une déclaration écrite du Membre adressée au Conseil d’administration et exprimant sa volonté de quitter la Chambre ;
b. par radiation de la liste des Membres de la Chambre – en raison du décès d’une personne physique, de la liquidation d’une personne morale ou d’une entité organisationnelle dépourvue de personnalité juridique, ou de la perte des conditions statutaires requises pour être Membre, notamment en cas de cessation de l’activité économique ;
c. par exclusion de la Chambre – en raison du non-respect par le Membre des dispositions des Statuts ou des résolutions des organes de la Chambre, notamment en cas de retard de plus de trois mois dans le paiement de la totalité de la cotisation annuelle, ou lorsque le maintien de la qualité de Membre est incompatible avec les objectifs de la Chambre ou porte atteinte à sa bonne réputation.
La radiation de la liste des Membres et l’exclusion de la Chambre interviennent par voie de résolution du Conseil d’administration.
La résolution relative à l’exclusion d’un Membre est adoptée après que celui-ci a présenté des explications écrites ou après l’expiration du délai prévu pour leur présentation. Le délai de présentation des explications, qui ne peut être inférieur à 14 jours à compter de la date de notification au Membre, est fixé par le Conseil d’administration.
La résolution du Conseil d’administration relative à l’exclusion d’un Membre requiert la présence d’au moins deux tiers des membres du Conseil d’administration.
Le Membre exclu dispose d’un droit de recours auprès de l’Assemblée générale des Membres dans un délai de 30 jours à compter de la date de notification de la résolution du Conseil d’administration. L’Assemblée générale des Membres examine le recours lors de sa prochaine réunion. Si l’Assemblée générale des Membres rejette le recours, la date d’exclusion est réputée être la date d’adoption par le Conseil d’administration de la résolution d’exclusion.
En cas de retrait ou d’exclusion de la Chambre, la cotisation versée n’est pas remboursée.
Le retrait ou l’exclusion de la Chambre ne libère pas de l’obligation de payer les cotisations impayées.
§ 13.
La Chambre peut conférer le titre de Membre honoraire de la Chambre aux personnes ayant apporté une contribution particulière au développement des relations économiques polono-luxembourgeoises.
Le titre de Membre honoraire de la Chambre ne peut être attribué qu’à une personne physique.
Le titre de Membre honoraire de la Chambre est conféré par le Conseil d’administration par voie de résolution. Les dispositions du § 9, paragraphe 1, ne s’appliquent pas.
Le Membre honoraire de la Chambre ne bénéficie d’aucun droit et n’est soumis à aucune obligation découlant de la qualité de Membre de la Chambre.
IV. ORGANES DE LA CHAMBRE
§ 14.
Les organes de la Chambre sont :
a. l’Assemblée générale des Membres ;
b. le Conseil d’administration ;
c. le Conseil de la Chambre.
Les résolutions des organes de la Chambre sont adoptées à main levée, à la majorité simple des voix exprimées, indépendamment du quorum, sauf disposition contraire des Statuts.
Le vote a lieu au scrutin secret lors de l’élection des membres du Conseil d’administration, y compris de son Président, et des membres du Conseil de la Chambre, ainsi qu’à la demande d’au moins un cinquième des personnes participant à une réunion du Conseil d’administration ou à l’Assemblée générale des Membres.
1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES
§ 15.
L’Assemblée générale des Membres, ci-après dénommée l’« Assemblée générale », est l’autorité suprême de la Chambre.
L’Assemblée générale prend ses décisions sous forme de résolutions.
Les résolutions de l’Assemblée générale sont adoptées lors d’une Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Des résolutions peuvent être adoptées sans tenue d’une Assemblée générale, à condition que le projet de résolution soit transmis à tous les Membres de la Chambre. La résolution entre en vigueur lorsqu’une majorité simple des Membres de la Chambre vote par écrit en sa faveur.
§ 16.
Les Assemblées générales des Membres sont convoquées par le Conseil d’administration.
L’Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Conseil d’administration une fois par an, au plus tard à la fin du deuxième trimestre suivant la fin de l’année faisant l’objet du rapport.
Dans les cas justifiés, à la demande adressée au Conseil d’administration par au moins un tiers du nombre total des Membres de la Chambre, à la demande du Conseil de la Chambre ou de sa propre initiative, le Conseil d’administration convoque une Assemblée générale extraordinaire. Les personnes demandant la convocation d’une Assemblée générale extraordinaire doivent préciser les questions devant faire l’objet des délibérations. L’Assemblée générale extraordinaire doit se tenir au plus tard dans un délai de huit semaines à compter de la date de la demande de convocation.
Le Conseil d’administration est tenu d’informer les Membres de la date, du lieu et de l’ordre du jour de l’Assemblée générale au moyen de notifications écrites envoyées par courrier électronique au moins 30 jours avant la date de l’Assemblée générale.
Dans la notification, le Conseil d’administration précise les résolutions qui feront l’objet de l’Assemblée. Tant l’Assemblée générale ordinaire que l’Assemblée générale extraordinaire ne peuvent adopter de résolutions que sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
Si le Conseil d’administration ne convoque pas l’Assemblée générale ordinaire dans le délai indiqué au paragraphe 2 ou ne fixe pas la date de l’Assemblée générale extraordinaire dans un délai de quatre semaines à compter de la réception de la demande des Membres de la Chambre visée au paragraphe 3 ci-dessus, l’Assemblée est alors convoquée par un tiers du nombre total des Membres de la Chambre au moyen d’une résolution adoptée selon la procédure prévue au § 15, paragraphe 4 ; les dispositions des paragraphes 3 et 4 s’appliquent en conséquence.
§ 17.
Relèvent de la compétence de l’Assemblée générale :
a. l’adoption des orientations annuelles et pluriannuelles des activités de la Chambre ainsi que l’évaluation de leur mise en œuvre ;
b. l’élection et la révocation des membres du Conseil d’administration et de son Président ainsi que des membres du Conseil de la Chambre ;
c. l’adoption, à la majorité des deux tiers des voix exprimées, des modifications des Statuts ;
d. l’adoption des règlements de la Chambre et l’approbation du règlement relatif à l’élection et au fonctionnement du Conseil d’administration ainsi que du règlement relatif à l’élection du Conseil de la Chambre ;
e. l’approbation des rapports du Conseil d’administration et du Conseil de la Chambre ;
f. l’octroi du quitus aux membres du Conseil d’administration et du Conseil de la Chambre ;
g. la fixation du montant du droit d’entrée et de la cotisation ;
h. l’adoption d’une résolution relative à la dissolution de la Chambre ;
i. l’adoption de résolutions déterminant de manière détaillée l’affectation et la répartition du patrimoine de la Chambre en cas de liquidation ;
j. l’examen des autres questions attribuées par les Statuts à la compétence de l’Assemblée générale.
§ 18.
L’Assemblée générale est habilitée à adopter des résolutions quel que soit le nombre de Membres présents à l’Assemblée générale.
Les Membres de la Chambre qui sont des personnes physiques exercent leur droit de vote personnellement ou par l’intermédiaire de mandataires. Les Membres de la Chambre visés au § 8, paragraphe 1, points b et c des Statuts exercent leur droit de vote par l’intermédiaire de leurs représentants dûment habilités ou de leurs mandataires.
Les Membres de la Chambre, leurs représentants dûment habilités ou leurs mandataires peuvent représenter plus d’un Membre de la Chambre lors de l’Assemblée générale sur la base d’une procuration écrite précisant l’étendue de leurs pouvoirs.
Les Membres de la Chambre, leurs représentants dûment habilités ou leurs mandataires peuvent également participer à l’Assemblée générale au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 4 doit permettre de vérifier l’identité du Membre de la Chambre et, lorsque celui-ci est représenté par un représentant ou un mandataire, également le fondement de son habilitation.
Le Conseil d’administration assure aux Membres de la Chambre, à leurs représentants dûment habilités ou à leurs mandataires visés au paragraphe 4 :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
Les modalités détaillées de participation, y compris les modalités de vote à l’Assemblée générale, peuvent être définies par un règlement adopté par le Conseil d’administration de la Chambre.
2. CONSEIL D’ADMINISTRATION
§ 19.
Le Conseil d’administration se compose de 3 à 7 membres élus par l’Assemblée générale pour un mandat commun de cinq ans parmi les candidats qui sont :
a. des Membres visés au § 8, paragraphe 1, point a des Statuts ; ou
b. des représentants dûment habilités des Membres au sens du § 8, paragraphe 3 des Statuts.
Ne peut être membre du Conseil d’administration une personne condamnée par un jugement définitif pour une infraction intentionnelle poursuivie sur accusation publique ou pour une infraction fiscale.
À l’expiration de son mandat, un membre du Conseil d’administration peut être nommé pour un nouveau mandat.
Les membres du Conseil d’administration exercent personnellement leurs fonctions.
L’Assemblée générale peut adopter un Règlement électoral ainsi qu’un Règlement de fonctionnement du Conseil d’administration de la Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg.
L’Assemblée générale élit le Président du Conseil d’administration parmi les candidats membres du Conseil d’administration ayant exprimé leur volonté de se porter candidats à la fonction de Président.
Lors de sa première réunion, sur proposition du Président ou de sa propre initiative, le Conseil d’administration nomme jusqu’à trois Vice-Présidents du Conseil d’administration, le Secrétaire du Conseil d’administration et le Trésorier de la Chambre. La révocation de ces fonctions intervient selon la même procédure.
Le Directeur et les employés du Bureau de la Chambre ne peuvent être nommés membres du Conseil d’administration.
Sur proposition du Président, le Conseil d’administration de la Chambre nomme le Directeur du Bureau de la Chambre et détermine le montant ainsi que les modalités de sa rémunération. Le Directeur du Bureau de la Chambre est directement subordonné au Président, qui définit l’étendue de ses fonctions relatives à l’organisation du fonctionnement courant du Bureau de la Chambre.
Le mandat d’un membre du Conseil d’administration prend fin en cas :
a. de décès ;
b. de révocation par l’Assemblée générale des Membres ;
c. de remise au Président d’une démission écrite de ses fonctions de membre du Conseil d’administration ;
d. de cessation de la qualité de Membre de la personne physique ;
e. de perte par le membre du Conseil d’administration de sa qualité de représentant dûment habilité d’un Membre de la Chambre ;
f. de cessation de la qualité de Membre de la Chambre du Membre dont le membre concerné du Conseil d’administration est le représentant dûment habilité ;
g. de non-octroi du quitus au membre du Conseil d’administration pendant la durée de son mandat ;
h. à la date d’adoption par l’Assemblée générale d’une résolution accordant le quitus aux membres du Conseil d’administration après la fin de leur mandat.
Le Conseil d’administration peut inviter un membre du Conseil d’administration dont le mandat a pris fin dans les circonstances décrites au paragraphe 10, point e, à participer au Collège consultatif.
§ 20.
Le Conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre.
Les réunions du Conseil d’administration de la Chambre sont convoquées par le Président et, en cas d’empêchement de celui-ci, par l’un des Vice-Présidents :
a. de sa propre initiative ;
b. à la demande d’au moins un tiers des membres du Conseil d’administration.
Les réunions du Conseil d’administration sont présidées par le Président ou par l’un des Vice-Présidents et, en leur absence, par le membre du Conseil d’administration le plus âgé.
Le Conseil d’administration est habilité à adopter des résolutions en présence d’au moins un tiers du nombre actuel de ses membres, à condition que soient présents le Président ou l’un des Vice-Présidents ainsi que le Trésorier. Les résolutions du Conseil d’administration sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées. En cas de partage égal des voix, la voix du Président ou de la personne présidant la réunion est prépondérante.
Le Président peut inviter le Directeur du Bureau de la Chambre ou d’autres personnes aux réunions du Conseil d’administration, avec voix consultative, lorsque cela est justifié par l’objet des délibérations.
Les membres du Conseil d’administration peuvent également participer à une réunion du Conseil d’administration au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 6 doit permettre de vérifier l’identité du membre du Conseil d’administration.
La personne convoquant la réunion du Conseil d’administration assure aux membres du Conseil d’administration :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
Les modalités détaillées de participation, y compris les modalités de vote lors des réunions du Conseil d’administration, peuvent être définies par un règlement adopté par le Conseil d’administration de la Chambre.
§ 21.
Relèvent de la compétence du Conseil d’administration :
a. la direction de la Chambre et sa représentation à l’extérieur ;
b. l’exécution des résolutions de l’Assemblée générale ;
c. l’adoption de résolutions relatives à l’admission de Membres au sein de la Chambre et à leur exclusion ;
d. l’établissement des plans économiques et financiers annuels de la Chambre sur la base des orientations d’activité fixées par l’Assemblée générale ;
e. l’adoption de résolutions relatives à l’acquisition et à la cession de biens immobiliers appartenant à la Chambre ;
f. la fixation de la date et de l’ordre du jour ainsi que la convocation de l’Assemblée générale ;
g. la fixation des dates et des thèmes des réunions du Collège consultatif ;
h. l’adoption des règles relatives à l’activité financière de la Chambre, y compris des prévisions financières ;
i. l’examen des rapports d’activité de la Chambre, l’approbation des bilans et l’évaluation de l’exécution des missions de la Chambre ;
j. le contrôle des activités courantes et annuelles de la Chambre, notamment de sa gestion financière, l’examen des documents comptables ainsi que de la conformité des dépenses avec le budget de la Chambre ;
k. l’adoption du budget de la Chambre et sa modification au cours de l’année lorsque les besoins de la Chambre l’exigent ;
l. l’adoption de résolutions relatives à la création de représentations et de succursales de la Chambre et à la définition des règles de leur fonctionnement ;
m. l’interprétation des Statuts ;
n. la gestion du patrimoine de la Chambre ;
o. la prise de décisions relatives à la cession et à l’acquisition d’immobilisations ;
p. l’adoption de règlements définissant les conditions préférentielles d’accès des Membres aux différentes formes d’activité de la Chambre ;
q. la présentation de rapports d’activité à l’Assemblée générale ;
r. l’examen des plaintes et des demandes relatives aux activités de la Chambre ;
s. la préparation de demandes, d’avis et de projets de résolutions concernant toutes les questions relevant de la compétence de l’Assemblée générale ;
t. la fixation des règles d’utilisation par les Membres du signe distinctif de la Chambre ;
u. la prise de décisions relatives à la création, dans le cadre du budget en vigueur, de fonds de la Chambre et l’adoption de leurs règlements ;
v. l’adoption de résolutions et l’accomplissement d’autres actes dans les matières qui ne sont pas réservées à la compétence de l’Assemblée générale.
§ 22.
Les attributions du Président du Conseil d’administration comprennent notamment :
a. l’organisation des travaux de la Chambre sur la base des résolutions du Conseil d’administration ;
b. la préparation de demandes et de projets de résolutions concernant toutes les questions relevant de la compétence du Conseil d’administration ;
c. la préparation des rapports d’activité de la Chambre ;
d. la supervision de l’exécution des résolutions du Conseil d’administration ;
e. l’exécution des autres missions confiées par le Conseil d’administration ;
f. la gestion courante de la Chambre et sa représentation à l’extérieur.
Pour l’exercice des missions qui lui sont confiées, le Président bénéficie de l’assistance des membres du Conseil d’administration ainsi que du Directeur et des employés du Bureau de la Chambre.
§ 23.
En cas d’impossibilité temporaire pour le Président d’exercer ses fonctions, il est remplacé par l’un des Vice-Présidents du Conseil d’administration désigné à cet effet par le Président ou, si cela est impossible, par le Conseil d’administration.
En cas d’expiration du mandat du Président, le Conseil d’administration confie l’exercice de ses fonctions, jusqu’à l’élection d’un nouveau Président par l’Assemblée générale, à l’un des Vice-Présidents du Conseil d’administration.
3. CONSEIL DE LA CHAMBRE
§ 24.
Le Conseil de la Chambre est l’organe de contrôle et d’avis de la Chambre.
§ 25.
Le Conseil de la Chambre se compose de 3 à 5 membres élus par l’Assemblée générale pour un mandat commun de trois ans parmi les candidats qui sont :
a. des Membres visés au § 8, paragraphe 1, point a des Statuts ; ou
b. des représentants dûment habilités des Membres au sens du § 8, paragraphe 3 des Statuts.
Ne peut être membre du Conseil de la Chambre une personne condamnée par un jugement définitif pour une infraction intentionnelle poursuivie sur accusation publique ou pour une infraction fiscale.
La fonction de membre du Conseil de la Chambre est incompatible avec celle de membre du Conseil d’administration. En outre, un membre du Conseil de la Chambre ne peut être lié à un membre du Conseil d’administration par le mariage, la vie commune, un lien de parenté ou d’alliance, ni se trouver dans un rapport de subordination professionnelle à son égard.
À l’expiration de son mandat, un membre du Conseil de la Chambre peut être nommé pour un nouveau mandat.
Les membres du Conseil de la Chambre exercent personnellement leurs fonctions.
Les modalités détaillées de l’élection du Conseil de la Chambre sont définies par le Règlement relatif à l’élection du Conseil de la Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg adopté par l’Assemblée générale des Membres.
Le Conseil de la Chambre élit parmi ses membres un Président qui dirige ses travaux, le représente à l’extérieur, convoque et préside ses réunions.
Les dispositions du § 19, paragraphes 10 et 11, s’appliquent en conséquence.
§ 26.
Le Conseil de la Chambre se réunit au moins une fois par an.
La réunion annuelle du Conseil porte notamment sur les questions visées au § 27, points a à c.
Les réunions du Conseil sont convoquées par le Président du Conseil de sa propre initiative ou à la demande du Conseil d’administration.
Le Président informe les membres du Conseil de la date et du lieu de la réunion au moyen de notifications envoyées par courrier électronique au moins 14 jours avant la date de la réunion.
Dans la notification, le Président précise les questions ou les résolutions qui feront l’objet de la réunion.
Les résolutions du Conseil sont adoptées à la majorité simple des voix.
Des résolutions peuvent être adoptées sans convocation du Conseil, à condition que le projet de résolution soit transmis à tous les membres du Conseil. La résolution entre en vigueur lorsqu’une majorité simple des membres du Conseil vote par écrit en sa faveur.
Les membres du Conseil de la Chambre peuvent également participer à une réunion du Conseil au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 8 doit permettre de vérifier l’identité du membre du Conseil de la Chambre.
La personne convoquant la réunion du Conseil assure aux membres du Conseil de la Chambre :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
§ 27.
Relèvent de la compétence du Conseil de la Chambre :
a. la surveillance courante des activités de la Chambre et du Conseil d’administration ;
b. l’examen et l’évaluation des rapports annuels du Conseil d’administration sur les activités de la Chambre ainsi que des documents comptables et de la conformité des dépenses avec le budget de la Chambre, et la présentation à l’Assemblée générale d’un rapport écrit annuel sur les résultats de cette évaluation ;
c. la présentation à l’Assemblée générale de propositions concernant l’octroi ou le refus du quitus aux membres du Conseil d’administration ;
d. la présentation à l’Assemblée générale de rapports sur ses activités ;
e. la demande adressée à l’Assemblée générale de révoquer des membres du Conseil d’administration ;
f. l’émission d’avis sur les questions soumises par le Conseil d’administration ;
g. la présentation au Conseil d’administration ou à l’Assemblée générale d’observations, de demandes et de recommandations concernant les activités de la Chambre ;
h. la demande adressée au Conseil d’administration de nommer des membres du Collège consultatif ;
i. la demande adressée au Conseil d’administration de convoquer l’Assemblée générale des Membres.
V. COLLÈGE CONSULTATIF
§ 28.
Le Conseil d’administration peut créer un Collège consultatif, ci-après dénommé le « Collège », constituant un organe consultatif et d’avis de la Chambre.
Peut être membre du Collège toute personne qui contribue de manière particulière au soutien des relations économiques polono-luxembourgeoises ou qui possède des connaissances et une expérience approfondies dans ce domaine.
Le Conseil d’administration invite à siéger au Collège l’Ambassadeur en exercice du Grand-Duché de Luxembourg auprès de la République de Pologne.
Le Collège comprend jusqu’à 15 membres ayant accepté l’invitation à participer au Collège adressée par le Conseil d’administration.
Tout membre peut à tout moment renoncer à participer au Collège en remettant une démission écrite au Président de la Chambre.
Le Conseil d’administration peut à tout moment retirer son invitation à participer au Collège, notamment lorsque le maintien de la personne concernée au sein du Collège est incompatible avec les objectifs de la Chambre ou porte atteinte à sa bonne réputation.
§ 29.
Les réunions du Collège ont lieu au moins une fois par an.
Les dates et les thèmes des réunions du Collège sont fixés par le Conseil d’administration. Les membres du Collège sont informés des réunions au moyen d’invitations écrites envoyées au moins 30 jours avant la date de la réunion. Les invitations peuvent également être envoyées par courrier électronique si le membre y a préalablement consenti par écrit en indiquant l’adresse électronique à laquelle la notification doit être envoyée.
Les réunions du Collège sont présidées par le Président ou l’un des Vice-Présidents. Les autres membres du Conseil d’administration ainsi que le Directeur du Bureau de la Chambre ont le droit de participer aux réunions du Collège. D’autres personnes peuvent également être invitées aux réunions du Collège lorsque cela est justifié par l’objet des délibérations.
VI. GESTION FINANCIÈRE DE LA CHAMBRE
§ 30.
Les recettes de la Chambre comprennent :
a. les droits d’entrée ;
b. les cotisations ;
c. les recettes provenant de sa propre activité économique ainsi que de ses activités d’utilité publique exercées à titre onéreux, lesquelles ne peuvent être exercées qu’aux fins de la réalisation des objectifs statutaires ;
d. les subventions, dons, successions, dotations et legs ;
e. les intérêts et autres revenus provenant des fonds monétaires.
La Chambre couvre les coûts de ses activités au moyen des recettes visées au paragraphe 1 du présent article. Si celles-ci s’avèrent insuffisantes, l’Assemblée générale des Membres peut limiter l’exécution des missions statutaires aux missions les plus urgentes et les plus importantes pour la Chambre et ses Membres.
La Chambre peut exercer sa propre activité économique, notamment dans les domaines suivants :
a. édition de livres (PKD 58.11.Z) ;
b. autres activités d’édition (PKD 58.19) ;
c. traitement de données, gestion de sites internet (hébergement) et activités similaires (PKD 63.11.Z) ;
d. études de marché et sondages d’opinion (PKD 73.20.Z) ;
e. conseil en matière de gestion et d’activité économique (PKD 70.22.Z) ;
f. relations publiques et communication (PKD 70.21.Z) ;
g. publicité (PKD 73.1) ;
h. activités liées à l’organisation de foires, d’expositions et de congrès (PKD 82.30.Z) ;
i. autres activités de soutien aux entreprises non classées ailleurs (PKD 82.9).
VII. REPRÉSENTATION
§ 31.
Le Président agissant seul ou deux membres du Conseil d’administration agissant conjointement sont habilités à représenter la Chambre dans le cadre de ses droits et obligations ainsi qu’à faire des déclarations de volonté en son nom.
Les déclarations de volonté entraînant des engagements patrimoniaux dont la valeur dépasse, en une seule fois ou au cours d’une année civile, 20 % du budget de la Chambre adopté pour l’année concernée nécessitent le contreseing du Trésorier de la Chambre.
VIII. DISPOSITIONS FINALES
§ 32.
En cas de dissolution de la Chambre, l’affectation du patrimoine restant après l’achèvement de la liquidation est déterminée par une résolution de l’Assemblée générale.
En adoptant la résolution relative à la dissolution de la Chambre, l’Assemblée générale désigne simultanément un liquidateur.
I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
§ 1.
La Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg, ci-après dénommée la « Chambre », est une organisation bilatérale d’autogestion économique représentant les intérêts économiques de ses Membres dans le cadre de leurs activités économiques, notamment auprès des autorités publiques.
La Chambre exerce ses activités conformément à la loi du 30 mai 1989 relative aux chambres de commerce ainsi qu’aux présents statuts de la Chambre, ci-après dénommés les « Statuts ».
§ 2.
Le siège de la Chambre est établi à Swarzędz.
La Chambre exerce ses activités sur le territoire de la République de Pologne ainsi qu’à l’étranger. Dans le cadre de ses activités, la Chambre peut créer des représentations et des succursales.
§ 3.
La Chambre est dotée de la personnalité juridique.
§ 4.
La dénomination de la Chambre est la suivante :
a. en polonais : « POLSKO-LUKSEMBURSKA IZBA GOSPODARCZA » ;
b. en français : « CHAMBRE DE COMMERCE POLONO-LUXEMBOURGEOISE » ;
c. en anglais : « POLAND-LUXEMBOURG CHAMBER OF COMMERCE » ;
d. en allemand : « POLNISCH-LUXEMBURGISCHE WIRTSCHAFTSKAMMER ».
La Chambre utilise un sceau portant sa dénomination en langue polonaise et peut utiliser des sceaux en langues luxembourgeoise, allemande, française et anglaise.
Les langues officielles de la Chambre sont le polonais, l’allemand et l’anglais.
II. MISSIONS DE LA CHAMBRE ET MODALITÉS DE LEUR MISE EN ŒUVRE
§ 5.
La Chambre a pour objet de soutenir le développement des relations économiques et commerciales entre la République de Pologne et le Grand-Duché de Luxembourg, de protéger et de promouvoir les intérêts économiques polonais au Luxembourg et les intérêts économiques luxembourgeois en Pologne, de soutenir le développement de l’entrepreneuriat ainsi que de préserver et de promouvoir les traditions nationales et économiques de la Pologne et du Luxembourg.
Afin d’atteindre ses objectifs, la Chambre peut soutenir les activités d’autres personnes morales et personnes physiques, d’entités organisationnelles dépourvues de personnalité juridique ainsi que d’organisations bilatérales et internationales, et bénéficier de leur soutien.
§ 6.
La Chambre réalise ses missions statutaires notamment par :
a. la protection et la représentation des intérêts économiques de ses Membres auprès des autorités publiques, des organes de l’administration de l’État et des collectivités territoriales ainsi que des organisations nationales, étrangères et internationales ;
b. le soutien au développement de l’entrepreneuriat par l’initiation, l’intermédiation, le maintien et le développement de la coopération économique entre les entrepreneurs de Pologne et du Luxembourg, ainsi que par la promotion de l’emploi et de l’insertion professionnelle en Pologne et au Luxembourg ;
c. la collecte et la diffusion d’informations soutenant les activités des Membres de la Chambre et concernant la situation économique en Pologne et au Luxembourg, notamment d’informations relatives aux marchés, aux finances et à l’économie, destinées à promouvoir les échanges économiques polono-luxembourgeois ;
d. la promotion et la diffusion des réalisations scientifiques, organisationnelles et techniques de la Pologne et du Luxembourg ainsi que la diffusion et la mise en œuvre de nouvelles solutions techniques dans la pratique économique ;
e. l’expression d’avis sur des projets de solutions, notamment juridiques, relatifs au fonctionnement de l’économie, ainsi que la participation, selon les modalités définies par des dispositions distinctes, à l’élaboration de projets d’actes juridiques dans ce domaine ;
f. l’évaluation de la mise en œuvre et du fonctionnement des dispositions juridiques relatives à l’exercice d’une activité économique ;
g. les activités visant à promouvoir et à diffuser les traditions nationales, la culture et l’art, ainsi qu’à protéger les biens culturels et le patrimoine national de la Pologne et du Luxembourg ;
h. l’organisation de conférences, de séminaires d’information, de symposiums, de débats, d’expositions, de foires, de missions commerciales et d’investissement et d’autres événements promotionnels ;
i. l’initiative visant à créer et à modifier les réglementations juridiques relatives au domaine économique ainsi que la représentation de la position des Membres de la Chambre à cet égard ;
j. la délivrance aux Membres, à leur demande, d’avis nécessaires à l’exercice et au développement de leur activité économique ;
k. l’exercice d’activités éditoriales et journalistiques ;
l. la création de commissions, de comités, de sections, de clubs de Membres et d’autres organes collégiaux ;
m. la médiation dans le règlement des différends entre les entités participant aux relations économiques bilatérales, notamment par la conduite de médiations et l’organisation de procédures d’arbitrage ;
n. l’exercice d’une activité économique selon les règles générales afin d’obtenir des fonds destinés aux activités statutaires ;
o. l’obtention de fonds destinés à la réalisation des objectifs statutaires de la Chambre, notamment par l’obtention de dons financiers et non financiers, y compris de dons assortis d’une charge au sens de l’article 893 du Code civil, destinés à la réalisation des objectifs de la Chambre.
Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs, la Chambre peut exercer des activités d’utilité publique dans les conditions définies par les dispositions de la loi du 24 avril 2003 relative aux activités d’utilité publique et au volontariat.
§ 7.
Dans le cadre de la réalisation de ses objectifs, la Chambre peut exercer des activités d’utilité publique dans les conditions définies par les dispositions de la loi du 24 avril 2003 relative aux activités d’utilité publique et au volontariat.
III. LES MEMBRES, LEURS DROITS ET LEURS OBLIGATIONS
§ 8.
Peuvent être Membres de la Chambre :
a. les personnes physiques exerçant une activité économique sur le territoire de la République de Pologne ou du Grand-Duché de Luxembourg ou exerçant de manière indépendante une profession libérale ;
b. les personnes morales ainsi que les entités organisationnelles dépourvues de personnalité juridique, constituées conformément à la législation de la République de Pologne ou du Grand-Duché de Luxembourg et exerçant une activité économique ;
c. les entités étrangères au sens des dispositions de la loi du 6 mars 2018 relative aux règles de participation des entrepreneurs étrangers et des autres personnes étrangères aux échanges économiques sur le territoire de la République de Pologne.
Les Membres de la Chambre visés au paragraphe 1, points b et c ci-dessus, sont représentés au sein de la Chambre par leurs représentants dûment habilités.
Par représentant dûment habilité d’un Membre visé au paragraphe 2 ci-dessus, on entend une personne autorisée à représenter le Membre conformément aux dispositions légales applicables et aux actes internes régissant le fonctionnement du Membre concerné, notamment une personne faisant partie d’un organe d’une personne morale ou un associé habilité à représenter une société de personnes, ainsi qu’une personne ayant reçu, conformément aux règles de représentation du Membre, une autorisation écrite pour représenter le Membre au sein de la Chambre.
Les Membres remettent les autorisations écrites de représentation au sein de la Chambre au Directeur du Bureau de la Chambre ou au Président du Conseil d’administration de la Chambre. Les Membres sont tenus d’informer sans délai la Chambre de toute modification concernant leurs représentants dûment habilités.
§ 9.
L’admission en qualité de Membre de la Chambre intervient sur la base d’une résolution du Conseil d’administration de la Chambre, ci-après dénommé le « Conseil d’administration », après le dépôt préalable par l’intéressé d’une déclaration écrite d’adhésion et d’un questionnaire dûment rempli, ainsi que le paiement du droit d’entrée et de la cotisation annuelle.
En cas de refus d’admission en qualité de Membre, l’intéressé peut former un recours auprès de l’Assemblée générale des Membres dans un délai de 30 jours à compter de la date de notification de la résolution du Conseil d’administration.
La résolution de l’Assemblée générale des Membres refusant l’admission est définitive. Le recours doit être examiné lors de la prochaine Assemblée générale des Membres. Si le recours est accueilli, la date d’admission en qualité de Membre de la Chambre est celle de la résolution de l’Assemblée générale des Membres.
§ 10.
Les Membres de la Chambre ont le droit :
a. d’élire les membres des organes de la Chambre et d’être élus à ces organes ;
b. de bénéficier, à des conditions préférentielles définies par les règlements adoptés par le Conseil d’administration, de toutes les formes d’activité de la Chambre ;
c. d’utiliser le signe distinctif de la Chambre selon les règles définies par le Conseil d’administration ;
d. de présenter des demandes et des propositions concernant l’ensemble des activités de la Chambre ;
e. de voter lors de l’Assemblée générale des Membres ;
f. de participer aux commissions, comités, clubs de Membres et autres organes collégiaux créés au sein de la Chambre.
Les Membres de la Chambre sont tenus :
a. de respecter, dans l’exercice de leur activité économique, les dispositions légales en vigueur, les principes éthiques et les normes de conduite loyale ;
b. de respecter les dispositions des Statuts, les règlements ainsi que les résolutions des organes de la Chambre ;
c. de participer à la réalisation des objectifs statutaires de la Chambre ;
d. de payer régulièrement les cotisations ;
e. de veiller à la bonne réputation de la Chambre.
§ 11.
L’Assemblée générale des Membres fixe le montant du droit d’entrée et de la cotisation annuelle.
Les cotisations sont versées une fois par an, dans leur intégralité, pour l’ensemble de l’année civile. Le paiement de la cotisation est effectué par versement sur le compte bancaire de la Chambre.
En cas d’insuffisance de ressources financières pour couvrir les frais de fonctionnement courant de la Chambre, l’Assemblée générale des Membres peut, au cours de l’année, à la majorité des deux tiers des voix des participants au vote, adopter une résolution augmentant le montant de la cotisation.
Les Membres sont tenus de verser la différence entre l’ancienne cotisation et la cotisation augmentée dans un délai d’un mois à compter de la résolution de l’Assemblée générale des Membres.
§ 12.
La qualité de Membre de la Chambre prend fin :
a. par retrait de la Chambre – à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de réception, à l’adresse de la Chambre, d’une déclaration écrite du Membre adressée au Conseil d’administration et exprimant sa volonté de quitter la Chambre ;
b. par radiation de la liste des Membres de la Chambre – en raison du décès d’une personne physique, de la liquidation d’une personne morale ou d’une entité organisationnelle dépourvue de personnalité juridique, ou de la perte des conditions statutaires requises pour être Membre, notamment en cas de cessation de l’activité économique ;
c. par exclusion de la Chambre – en raison du non-respect par le Membre des dispositions des Statuts ou des résolutions des organes de la Chambre, notamment en cas de retard de plus de trois mois dans le paiement de la totalité de la cotisation annuelle, ou lorsque le maintien de la qualité de Membre est incompatible avec les objectifs de la Chambre ou porte atteinte à sa bonne réputation.
La radiation de la liste des Membres et l’exclusion de la Chambre interviennent par voie de résolution du Conseil d’administration.
La résolution relative à l’exclusion d’un Membre est adoptée après que celui-ci a présenté des explications écrites ou après l’expiration du délai prévu pour leur présentation. Le délai de présentation des explications, qui ne peut être inférieur à 14 jours à compter de la date de notification au Membre, est fixé par le Conseil d’administration.
La résolution du Conseil d’administration relative à l’exclusion d’un Membre requiert la présence d’au moins deux tiers des membres du Conseil d’administration.
Le Membre exclu dispose d’un droit de recours auprès de l’Assemblée générale des Membres dans un délai de 30 jours à compter de la date de notification de la résolution du Conseil d’administration. L’Assemblée générale des Membres examine le recours lors de sa prochaine réunion. Si l’Assemblée générale des Membres rejette le recours, la date d’exclusion est réputée être la date d’adoption par le Conseil d’administration de la résolution d’exclusion.
En cas de retrait ou d’exclusion de la Chambre, la cotisation versée n’est pas remboursée.
Le retrait ou l’exclusion de la Chambre ne libère pas de l’obligation de payer les cotisations impayées.
§ 13.
La Chambre peut conférer le titre de Membre honoraire de la Chambre aux personnes ayant apporté une contribution particulière au développement des relations économiques polono-luxembourgeoises.
Le titre de Membre honoraire de la Chambre ne peut être attribué qu’à une personne physique.
Le titre de Membre honoraire de la Chambre est conféré par le Conseil d’administration par voie de résolution. Les dispositions du § 9, paragraphe 1, ne s’appliquent pas.
Le Membre honoraire de la Chambre ne bénéficie d’aucun droit et n’est soumis à aucune obligation découlant de la qualité de Membre de la Chambre.
IV. ORGANES DE LA CHAMBRE
§ 14.
Les organes de la Chambre sont :
a. l’Assemblée générale des Membres ;
b. le Conseil d’administration ;
c. le Conseil de la Chambre.
Les résolutions des organes de la Chambre sont adoptées à main levée, à la majorité simple des voix exprimées, indépendamment du quorum, sauf disposition contraire des Statuts.
Le vote a lieu au scrutin secret lors de l’élection des membres du Conseil d’administration, y compris de son Président, et des membres du Conseil de la Chambre, ainsi qu’à la demande d’au moins un cinquième des personnes participant à une réunion du Conseil d’administration ou à l’Assemblée générale des Membres.
1. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DES MEMBRES
§ 15.
L’Assemblée générale des Membres, ci-après dénommée l’« Assemblée générale », est l’autorité suprême de la Chambre.
L’Assemblée générale prend ses décisions sous forme de résolutions.
Les résolutions de l’Assemblée générale sont adoptées lors d’une Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Des résolutions peuvent être adoptées sans tenue d’une Assemblée générale, à condition que le projet de résolution soit transmis à tous les Membres de la Chambre. La résolution entre en vigueur lorsqu’une majorité simple des Membres de la Chambre vote par écrit en sa faveur.
§ 16.
Les Assemblées générales des Membres sont convoquées par le Conseil d’administration.
L’Assemblée générale ordinaire est convoquée par le Conseil d’administration une fois par an, au plus tard à la fin du deuxième trimestre suivant la fin de l’année faisant l’objet du rapport.
Dans les cas justifiés, à la demande adressée au Conseil d’administration par au moins un tiers du nombre total des Membres de la Chambre, à la demande du Conseil de la Chambre ou de sa propre initiative, le Conseil d’administration convoque une Assemblée générale extraordinaire. Les personnes demandant la convocation d’une Assemblée générale extraordinaire doivent préciser les questions devant faire l’objet des délibérations. L’Assemblée générale extraordinaire doit se tenir au plus tard dans un délai de huit semaines à compter de la date de la demande de convocation.
Le Conseil d’administration est tenu d’informer les Membres de la date, du lieu et de l’ordre du jour de l’Assemblée générale au moyen de notifications écrites envoyées par courrier électronique au moins 30 jours avant la date de l’Assemblée générale.
Dans la notification, le Conseil d’administration précise les résolutions qui feront l’objet de l’Assemblée. Tant l’Assemblée générale ordinaire que l’Assemblée générale extraordinaire ne peuvent adopter de résolutions que sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
Si le Conseil d’administration ne convoque pas l’Assemblée générale ordinaire dans le délai indiqué au paragraphe 2 ou ne fixe pas la date de l’Assemblée générale extraordinaire dans un délai de quatre semaines à compter de la réception de la demande des Membres de la Chambre visée au paragraphe 3 ci-dessus, l’Assemblée est alors convoquée par un tiers du nombre total des Membres de la Chambre au moyen d’une résolution adoptée selon la procédure prévue au § 15, paragraphe 4 ; les dispositions des paragraphes 3 et 4 s’appliquent en conséquence.
§ 17.
Relèvent de la compétence de l’Assemblée générale :
a. l’adoption des orientations annuelles et pluriannuelles des activités de la Chambre ainsi que l’évaluation de leur mise en œuvre ;
b. l’élection et la révocation des membres du Conseil d’administration et de son Président ainsi que des membres du Conseil de la Chambre ;
c. l’adoption, à la majorité des deux tiers des voix exprimées, des modifications des Statuts ;
d. l’adoption des règlements de la Chambre et l’approbation du règlement relatif à l’élection et au fonctionnement du Conseil d’administration ainsi que du règlement relatif à l’élection du Conseil de la Chambre ;
e. l’approbation des rapports du Conseil d’administration et du Conseil de la Chambre ;
f. l’octroi du quitus aux membres du Conseil d’administration et du Conseil de la Chambre ;
g. la fixation du montant du droit d’entrée et de la cotisation ;
h. l’adoption d’une résolution relative à la dissolution de la Chambre ;
i. l’adoption de résolutions déterminant de manière détaillée l’affectation et la répartition du patrimoine de la Chambre en cas de liquidation ;
j. l’examen des autres questions attribuées par les Statuts à la compétence de l’Assemblée générale.
§ 18.
L’Assemblée générale est habilitée à adopter des résolutions quel que soit le nombre de Membres présents à l’Assemblée générale.
Les Membres de la Chambre qui sont des personnes physiques exercent leur droit de vote personnellement ou par l’intermédiaire de mandataires. Les Membres de la Chambre visés au § 8, paragraphe 1, points b et c des Statuts exercent leur droit de vote par l’intermédiaire de leurs représentants dûment habilités ou de leurs mandataires.
Les Membres de la Chambre, leurs représentants dûment habilités ou leurs mandataires peuvent représenter plus d’un Membre de la Chambre lors de l’Assemblée générale sur la base d’une procuration écrite précisant l’étendue de leurs pouvoirs.
Les Membres de la Chambre, leurs représentants dûment habilités ou leurs mandataires peuvent également participer à l’Assemblée générale au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 4 doit permettre de vérifier l’identité du Membre de la Chambre et, lorsque celui-ci est représenté par un représentant ou un mandataire, également le fondement de son habilitation.
Le Conseil d’administration assure aux Membres de la Chambre, à leurs représentants dûment habilités ou à leurs mandataires visés au paragraphe 4 :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
Les modalités détaillées de participation, y compris les modalités de vote à l’Assemblée générale, peuvent être définies par un règlement adopté par le Conseil d’administration de la Chambre.
2. CONSEIL D’ADMINISTRATION
§ 19.
Le Conseil d’administration se compose de 3 à 7 membres élus par l’Assemblée générale pour un mandat commun de cinq ans parmi les candidats qui sont :
a. des Membres visés au § 8, paragraphe 1, point a des Statuts ; ou
b. des représentants dûment habilités des Membres au sens du § 8, paragraphe 3 des Statuts.
Ne peut être membre du Conseil d’administration une personne condamnée par un jugement définitif pour une infraction intentionnelle poursuivie sur accusation publique ou pour une infraction fiscale.
À l’expiration de son mandat, un membre du Conseil d’administration peut être nommé pour un nouveau mandat.
Les membres du Conseil d’administration exercent personnellement leurs fonctions.
L’Assemblée générale peut adopter un Règlement électoral ainsi qu’un Règlement de fonctionnement du Conseil d’administration de la Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg.
L’Assemblée générale élit le Président du Conseil d’administration parmi les candidats membres du Conseil d’administration ayant exprimé leur volonté de se porter candidats à la fonction de Président.
Lors de sa première réunion, sur proposition du Président ou de sa propre initiative, le Conseil d’administration nomme jusqu’à trois Vice-Présidents du Conseil d’administration, le Secrétaire du Conseil d’administration et le Trésorier de la Chambre. La révocation de ces fonctions intervient selon la même procédure.
Le Directeur et les employés du Bureau de la Chambre ne peuvent être nommés membres du Conseil d’administration.
Sur proposition du Président, le Conseil d’administration de la Chambre nomme le Directeur du Bureau de la Chambre et détermine le montant ainsi que les modalités de sa rémunération. Le Directeur du Bureau de la Chambre est directement subordonné au Président, qui définit l’étendue de ses fonctions relatives à l’organisation du fonctionnement courant du Bureau de la Chambre.
Le mandat d’un membre du Conseil d’administration prend fin en cas :
a. de décès ;
b. de révocation par l’Assemblée générale des Membres ;
c. de remise au Président d’une démission écrite de ses fonctions de membre du Conseil d’administration ;
d. de cessation de la qualité de Membre de la personne physique ;
e. de perte par le membre du Conseil d’administration de sa qualité de représentant dûment habilité d’un Membre de la Chambre ;
f. de cessation de la qualité de Membre de la Chambre du Membre dont le membre concerné du Conseil d’administration est le représentant dûment habilité ;
g. de non-octroi du quitus au membre du Conseil d’administration pendant la durée de son mandat ;
h. à la date d’adoption par l’Assemblée générale d’une résolution accordant le quitus aux membres du Conseil d’administration après la fin de leur mandat.
Le Conseil d’administration peut inviter un membre du Conseil d’administration dont le mandat a pris fin dans les circonstances décrites au paragraphe 10, point e, à participer au Collège consultatif.
§ 20.
Le Conseil d’administration se réunit au moins une fois par trimestre.
Les réunions du Conseil d’administration de la Chambre sont convoquées par le Président et, en cas d’empêchement de celui-ci, par l’un des Vice-Présidents :
a. de sa propre initiative ;
b. à la demande d’au moins un tiers des membres du Conseil d’administration.
Les réunions du Conseil d’administration sont présidées par le Président ou par l’un des Vice-Présidents et, en leur absence, par le membre du Conseil d’administration le plus âgé.
Le Conseil d’administration est habilité à adopter des résolutions en présence d’au moins un tiers du nombre actuel de ses membres, à condition que soient présents le Président ou l’un des Vice-Présidents ainsi que le Trésorier. Les résolutions du Conseil d’administration sont adoptées à la majorité simple des voix exprimées. En cas de partage égal des voix, la voix du Président ou de la personne présidant la réunion est prépondérante.
Le Président peut inviter le Directeur du Bureau de la Chambre ou d’autres personnes aux réunions du Conseil d’administration, avec voix consultative, lorsque cela est justifié par l’objet des délibérations.
Les membres du Conseil d’administration peuvent également participer à une réunion du Conseil d’administration au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 6 doit permettre de vérifier l’identité du membre du Conseil d’administration.
La personne convoquant la réunion du Conseil d’administration assure aux membres du Conseil d’administration :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
Les modalités détaillées de participation, y compris les modalités de vote lors des réunions du Conseil d’administration, peuvent être définies par un règlement adopté par le Conseil d’administration de la Chambre.
§ 21.
Relèvent de la compétence du Conseil d’administration :
a. la direction de la Chambre et sa représentation à l’extérieur ;
b. l’exécution des résolutions de l’Assemblée générale ;
c. l’adoption de résolutions relatives à l’admission de Membres au sein de la Chambre et à leur exclusion ;
d. l’établissement des plans économiques et financiers annuels de la Chambre sur la base des orientations d’activité fixées par l’Assemblée générale ;
e. l’adoption de résolutions relatives à l’acquisition et à la cession de biens immobiliers appartenant à la Chambre ;
f. la fixation de la date et de l’ordre du jour ainsi que la convocation de l’Assemblée générale ;
g. la fixation des dates et des thèmes des réunions du Collège consultatif ;
h. l’adoption des règles relatives à l’activité financière de la Chambre, y compris des prévisions financières ;
i. l’examen des rapports d’activité de la Chambre, l’approbation des bilans et l’évaluation de l’exécution des missions de la Chambre ;
j. le contrôle des activités courantes et annuelles de la Chambre, notamment de sa gestion financière, l’examen des documents comptables ainsi que de la conformité des dépenses avec le budget de la Chambre ;
k. l’adoption du budget de la Chambre et sa modification au cours de l’année lorsque les besoins de la Chambre l’exigent ;
l. l’adoption de résolutions relatives à la création de représentations et de succursales de la Chambre et à la définition des règles de leur fonctionnement ;
m. l’interprétation des Statuts ;
n. la gestion du patrimoine de la Chambre ;
o. la prise de décisions relatives à la cession et à l’acquisition d’immobilisations ;
p. l’adoption de règlements définissant les conditions préférentielles d’accès des Membres aux différentes formes d’activité de la Chambre ;
q. la présentation de rapports d’activité à l’Assemblée générale ;
r. l’examen des plaintes et des demandes relatives aux activités de la Chambre ;
s. la préparation de demandes, d’avis et de projets de résolutions concernant toutes les questions relevant de la compétence de l’Assemblée générale ;
t. la fixation des règles d’utilisation par les Membres du signe distinctif de la Chambre ;
u. la prise de décisions relatives à la création, dans le cadre du budget en vigueur, de fonds de la Chambre et l’adoption de leurs règlements ;
v. l’adoption de résolutions et l’accomplissement d’autres actes dans les matières qui ne sont pas réservées à la compétence de l’Assemblée générale.
§ 22.
Les attributions du Président du Conseil d’administration comprennent notamment :
a. l’organisation des travaux de la Chambre sur la base des résolutions du Conseil d’administration ;
b. la préparation de demandes et de projets de résolutions concernant toutes les questions relevant de la compétence du Conseil d’administration ;
c. la préparation des rapports d’activité de la Chambre ;
d. la supervision de l’exécution des résolutions du Conseil d’administration ;
e. l’exécution des autres missions confiées par le Conseil d’administration ;
f. la gestion courante de la Chambre et sa représentation à l’extérieur.
Pour l’exercice des missions qui lui sont confiées, le Président bénéficie de l’assistance des membres du Conseil d’administration ainsi que du Directeur et des employés du Bureau de la Chambre.
§ 23.
En cas d’impossibilité temporaire pour le Président d’exercer ses fonctions, il est remplacé par l’un des Vice-Présidents du Conseil d’administration désigné à cet effet par le Président ou, si cela est impossible, par le Conseil d’administration.
En cas d’expiration du mandat du Président, le Conseil d’administration confie l’exercice de ses fonctions, jusqu’à l’élection d’un nouveau Président par l’Assemblée générale, à l’un des Vice-Présidents du Conseil d’administration.
3. CONSEIL DE LA CHAMBRE
§ 24.
Le Conseil de la Chambre est l’organe de contrôle et d’avis de la Chambre.
§ 25.
Le Conseil de la Chambre se compose de 3 à 5 membres élus par l’Assemblée générale pour un mandat commun de trois ans parmi les candidats qui sont :
a. des Membres visés au § 8, paragraphe 1, point a des Statuts ; ou
b. des représentants dûment habilités des Membres au sens du § 8, paragraphe 3 des Statuts.
Ne peut être membre du Conseil de la Chambre une personne condamnée par un jugement définitif pour une infraction intentionnelle poursuivie sur accusation publique ou pour une infraction fiscale.
La fonction de membre du Conseil de la Chambre est incompatible avec celle de membre du Conseil d’administration. En outre, un membre du Conseil de la Chambre ne peut être lié à un membre du Conseil d’administration par le mariage, la vie commune, un lien de parenté ou d’alliance, ni se trouver dans un rapport de subordination professionnelle à son égard.
À l’expiration de son mandat, un membre du Conseil de la Chambre peut être nommé pour un nouveau mandat.
Les membres du Conseil de la Chambre exercent personnellement leurs fonctions.
Les modalités détaillées de l’élection du Conseil de la Chambre sont définies par le Règlement relatif à l’élection du Conseil de la Chambre de Commerce Pologne–Luxembourg adopté par l’Assemblée générale des Membres.
Le Conseil de la Chambre élit parmi ses membres un Président qui dirige ses travaux, le représente à l’extérieur, convoque et préside ses réunions.
Les dispositions du § 19, paragraphes 10 et 11, s’appliquent en conséquence.
§ 26.
Le Conseil de la Chambre se réunit au moins une fois par an.
La réunion annuelle du Conseil porte notamment sur les questions visées au § 27, points a à c.
Les réunions du Conseil sont convoquées par le Président du Conseil de sa propre initiative ou à la demande du Conseil d’administration.
Le Président informe les membres du Conseil de la date et du lieu de la réunion au moyen de notifications envoyées par courrier électronique au moins 14 jours avant la date de la réunion.
Dans la notification, le Président précise les questions ou les résolutions qui feront l’objet de la réunion.
Les résolutions du Conseil sont adoptées à la majorité simple des voix.
Des résolutions peuvent être adoptées sans convocation du Conseil, à condition que le projet de résolution soit transmis à tous les membres du Conseil. La résolution entre en vigueur lorsqu’une majorité simple des membres du Conseil vote par écrit en sa faveur.
Les membres du Conseil de la Chambre peuvent également participer à une réunion du Conseil au moyen de dispositifs de communication électronique.
Le moyen de communication visé au paragraphe 8 doit permettre de vérifier l’identité du membre du Conseil de la Chambre.
La personne convoquant la réunion du Conseil assure aux membres du Conseil de la Chambre :
a. la retransmission des débats en temps réel ;
b. une communication bidirectionnelle en temps réel permettant de prendre la parole au cours des débats ;
c. l’exercice du droit de vote avant ou pendant les débats.
§ 27.
Relèvent de la compétence du Conseil de la Chambre :
a. la surveillance courante des activités de la Chambre et du Conseil d’administration ;
b. l’examen et l’évaluation des rapports annuels du Conseil d’administration sur les activités de la Chambre ainsi que des documents comptables et de la conformité des dépenses avec le budget de la Chambre, et la présentation à l’Assemblée générale d’un rapport écrit annuel sur les résultats de cette évaluation ;
c. la présentation à l’Assemblée générale de propositions concernant l’octroi ou le refus du quitus aux membres du Conseil d’administration ;
d. la présentation à l’Assemblée générale de rapports sur ses activités ;
e. la demande adressée à l’Assemblée générale de révoquer des membres du Conseil d’administration ;
f. l’émission d’avis sur les questions soumises par le Conseil d’administration ;
g. la présentation au Conseil d’administration ou à l’Assemblée générale d’observations, de demandes et de recommandations concernant les activités de la Chambre ;
h. la demande adressée au Conseil d’administration de nommer des membres du Collège consultatif ;
i. la demande adressée au Conseil d’administration de convoquer l’Assemblée générale des Membres.
V. COLLÈGE CONSULTATIF
§ 28.
Le Conseil d’administration peut créer un Collège consultatif, ci-après dénommé le « Collège », constituant un organe consultatif et d’avis de la Chambre.
Peut être membre du Collège toute personne qui contribue de manière particulière au soutien des relations économiques polono-luxembourgeoises ou qui possède des connaissances et une expérience approfondies dans ce domaine.
Le Conseil d’administration invite à siéger au Collège l’Ambassadeur en exercice du Grand-Duché de Luxembourg auprès de la République de Pologne.
Le Collège comprend jusqu’à 15 membres ayant accepté l’invitation à participer au Collège adressée par le Conseil d’administration.
Tout membre peut à tout moment renoncer à participer au Collège en remettant une démission écrite au Président de la Chambre.
Le Conseil d’administration peut à tout moment retirer son invitation à participer au Collège, notamment lorsque le maintien de la personne concernée au sein du Collège est incompatible avec les objectifs de la Chambre ou porte atteinte à sa bonne réputation.
§ 29.
Les réunions du Collège ont lieu au moins une fois par an.
Les dates et les thèmes des réunions du Collège sont fixés par le Conseil d’administration. Les membres du Collège sont informés des réunions au moyen d’invitations écrites envoyées au moins 30 jours avant la date de la réunion. Les invitations peuvent également être envoyées par courrier électronique si le membre y a préalablement consenti par écrit en indiquant l’adresse électronique à laquelle la notification doit être envoyée.
Les réunions du Collège sont présidées par le Président ou l’un des Vice-Présidents. Les autres membres du Conseil d’administration ainsi que le Directeur du Bureau de la Chambre ont le droit de participer aux réunions du Collège. D’autres personnes peuvent également être invitées aux réunions du Collège lorsque cela est justifié par l’objet des délibérations.
VI. GESTION FINANCIÈRE DE LA CHAMBRE
§ 30.
Les recettes de la Chambre comprennent :
a. les droits d’entrée ;
b. les cotisations ;
c. les recettes provenant de sa propre activité économique ainsi que de ses activités d’utilité publique exercées à titre onéreux, lesquelles ne peuvent être exercées qu’aux fins de la réalisation des objectifs statutaires ;
d. les subventions, dons, successions, dotations et legs ;
e. les intérêts et autres revenus provenant des fonds monétaires.
La Chambre couvre les coûts de ses activités au moyen des recettes visées au paragraphe 1 du présent article. Si celles-ci s’avèrent insuffisantes, l’Assemblée générale des Membres peut limiter l’exécution des missions statutaires aux missions les plus urgentes et les plus importantes pour la Chambre et ses Membres.
La Chambre peut exercer sa propre activité économique, notamment dans les domaines suivants :
a. édition de livres (PKD 58.11.Z) ;
b. autres activités d’édition (PKD 58.19) ;
c. traitement de données, gestion de sites internet (hébergement) et activités similaires (PKD 63.11.Z) ;
d. études de marché et sondages d’opinion (PKD 73.20.Z) ;
e. conseil en matière de gestion et d’activité économique (PKD 70.22.Z) ;
f. relations publiques et communication (PKD 70.21.Z) ;
g. publicité (PKD 73.1) ;
h. activités liées à l’organisation de foires, d’expositions et de congrès (PKD 82.30.Z) ;
i. autres activités de soutien aux entreprises non classées ailleurs (PKD 82.9).
VII. REPRÉSENTATION
§ 31.
Le Président agissant seul ou deux membres du Conseil d’administration agissant conjointement sont habilités à représenter la Chambre dans le cadre de ses droits et obligations ainsi qu’à faire des déclarations de volonté en son nom.
Les déclarations de volonté entraînant des engagements patrimoniaux dont la valeur dépasse, en une seule fois ou au cours d’une année civile, 20 % du budget de la Chambre adopté pour l’année concernée nécessitent le contreseing du Trésorier de la Chambre.
VIII. DISPOSITIONS FINALES
§ 32.
En cas de dissolution de la Chambre, l’affectation du patrimoine restant après l’achèvement de la liquidation est déterminée par une résolution de l’Assemblée générale.
En adoptant la résolution relative à la dissolution de la Chambre, l’Assemblée générale désigne simultanément un liquidateur.